Combining human expertise with a web-based platform
U nedostatku pogodnog softverskog rešenja npr. u situaciji smanjenog budžeta organizacije se najčešće odlučuju da sve neophodne evidencije i registre, koji se uspostavljaju tokom projekta usklađivanja sa GDPR uredbom EU ili sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, vode u MS Excel tabelama. Excel tabele omogućavaju efikasan, siguran i jednostavan rad bez dodatnih troškova, ali nedostaje efikasna kolaboracija za integraciju sa ostalim zaposlenima, sa konsultantima ili klijentima. Organizacije, koje su u obavezi da vode evidencije, imaju u proseku više desetina obrada podataka o ličnosti, a obrade se vremenom menjaju što zahteva i njihovo ažuriranje. Tokom vremena vođenje evidencija podataka o ličnosti postaje sve zahtevnije i oduzima dosta vremena, pa je neophodna web-based platforma za online kolaboraciju i upravljanje dokumentima.
Data Protection Officer (Lice za zaštitu podataka o ličnosti) nije jedini koji vodi računa o svim aktivnostima obrade, jer jedan čovek ne može tako detaljno da poznaje sve poslovne procese u organizaciji. Potrebno je distribuirati odgovornost. DPO mora da ima centralni nadzor nad svim aktivnostima koje se dešavaju sa evidencijama i drugim neophodnim dokumentima i zapisima.
Tu nastupa ’MS Teams’
MS Teams je sveobuhvatno softversko rešenje u cloud-u za efikasno upravljanje dokumentima i zapisima kao i podacima o ličnosti na centralizovani način. Sastoji se od više funkcionalnosti po izboru korisnika. MS Teams platformu zbog svojih funkcionalnosti koriste milioni ljudi na poslu, kod kuće, na poslovnom putu ili odmoru.
Sastanci sa bilo kog mesta
Moguće je planirati sastanke na mreži uz audio i video zapis visokog kvaliteta unapred ili odmah započeti sastanak. Ljudi unutar i izvan organizacije ili projektnog tima mogu da se pridruže sastanku sa bilo kog mesta na kojem se trenutno nalaze.
Sve na jednom mestu
Razgovori i fajlovi deljeni pre, tokom i posle sastanaka uvek su dostupni, kao i evidencije o prisusutvu itd. tako da ljudi mogu da upućuju na njih u bilo kom trenutku.
Besplatno skladištenje podataka
Uz besplatno skladište u oblaku, deljeni fajlovi su uvek dostupni na svim uređajima, tako da je lako raditi zajedno u realnom vremenu ili u svoje sopstveno vreme.
Pouzdan rad
Saradnja je prilično olakšana uz saznanje da su osetljive informacije zaštićene kriptovanjem podataka kako u mirovanju tako i u tranzitu.
Sastanci, razgovari, pozivi i saradnja na izradi dokumenata i zapisa
Prostor tima se podešava tako da sve što je potrebno za zajednički rad bude dostupno u bilo kom trenutku, sve na jednom mestu.
MS Teams je kolaboracioni alat koji je u današnje vreme neophodan u procesu upravljanja poslovnim aktivnostima, sastancima i dokumentima, a pogodan je za usklađivanja kompanije sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ili sa GDPR uredbom EU.
IST Beograd poseduje odgovarajuće Microsoft licence za korišćenje MS Teams softverskog rešenja, a klijenti se povezuju potpuno besplatno i koriste sve pogodnosti rada u oblaku (cloud).
Pomoću MS Teams alata kreiraju se i čuvaju GDPR/ZZPL evidencije:
- Data Processing inventory – za evidenciju radnji obrade
- Third-party management – za usklađenost trećih strana
- Incident management – za upravljanje incidentima i povredama podataka o ličnosti
- Risk register – za upravljanje rizicima po podatke o ličnosti
- Itd.
Koji alati su potrebni Licu za zaštitu podatka o ličnosti (DPO – Data protection Officer)?
Može li Lice da zna kako organizacija obrađuje podatke o ličnosti bez efikasnog softvera? Odgovor je verovatno da može, ali otežano. Bez efikasnog alata, Lice ne može da razume niti da centralizovano nadgleda celokupnu obradu podataka o ličnosti i ispunjenje svih prava lica na koje se podaci o ličnosti odnose.
Kako vam ’MS Teams’ softver može pomoći?
Odgovornost je organizacije da obezbedi da Lice za zaštitu podatka o ličnosti može što efikasnije da obavlja svoj posao.
Rukovaoci i obrađivači podataka o ličnosti bi trebalo da centralizovano vode evidencije radnji obrade, jer će na taj način najbolje razumeti koje sve podatke o ličnosti imaju u svom posedu i moći će lakše da se prilagode novim pravilima. Takva centralizovana evidencija radnji obrade podataka o ličnosti služi i kao sredstvo pomoću kojeg organizacija može da prikaže nadležnom organu ili budućem poslovnom partneru usklađenost sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ili sa GDPR uredbom EU.